Slik har de redusert sykefraværet

_{TEKST: Siri Pernille Øverli / FOTO: Eirik Stordrange}

– Målet med «Alle på plass» er kort og godt å få alle medarbeiderne i Undervisningsetaten i Modum kommune til å være på jobb hver dag.

Det sier fagleder Kjetil G. Lundemoen i utdannings- og barnehageetaten. De satte i gang tiltaket i barnehagene først, fordi de var bekymret for at det høye sykefraværet i etaten kunne true kvaliteten på tjenestene de leverte. Etter to og et halvt år har sykefraværet i flere av barnehagene sunket til 3 – 6 prosent. Det er svært lavt i barnehagesektoren.

Startet med å spørre tillitsvalgte og verneombud 

De startet med å stille et spørsmål til ledere, tillitsvalgte og verneombud, eller partsgruppene, som de heter i Modum kommune. De spurte om hva som gir best forutsetninger for å kunne levere det barn og unge har mest bruk for.

– Det rungende svaret var: – At alle er på plass, sier Hillestrøm. Hun er leder for barnehagene i Undervisningsetaten i Modum kommune.

– Det handler ikke bare om at alle møter opp, men at hver enkelt er til stede med sin unike kompetanse og sine relasjoner. Om én er borte, er også det spesielle denne personen har å by på overfor kolleger og barna borte. Det er ikke likegyldig hvem som gjør jobben. Hver og én er viktige for barna, for deres foresatte og for kollegene, mener hun.

Lundemoen forteller at svaret på når de ansatte har det best på jobb, var det samme.

– Når alle er på plass.

Han legger til at «Alle på plass» har en utvidet betydning: Arbeidsmiljøet og tjenestene er best når hver av de ansatte er på plass i seg selv.

– Når du jobber med barn, kan du ikke bare være fysisk til stede. Du må være der med hele deg, sier han.

– Folks privatliv får vi ikke gjort stort med, men vi som har arbeidsgiveransvar, må prøve å legge forholdene best mulig til rette på arbeidsplassen. Ett av tiltakene vi tidligere har gjort for å sikre god kommunikasjon mellom ledere og medarbeidere, er å skolere alle lederne i relasjonsledelse. 

– Det er ikke likegyldig hvem som gjør jobben. Hver og én er viktige for barna, for deres foresatte og for kollegene.

_{Barnehageleder Vibeke Hillestrøm, Modum kommune.}

Samarbeider med NAV Arbeidslivssenter

IA-rådgiver Solfrid Lyngås og to av kollegene hennes i NAV Arbeidslivssenter Vest-Viken er gode samarbeidspartnere i arbeidet med «Alle på plass».

– Suksessfaktoren med utviklingsarbeidet i Modum kommune er at de eier det selv. Tiltaket har god støtte både ovenfra og nedenfra. Både kommunalsjefen og partsgruppene på den enkelte arbeidsplass er engasjert. Hillestrøm og Lundemoen strukturer og leder prosessene. Vi i NAV Arbeidslivssenter understøtter og supplerer i en tidsavgrenset periode. Når utviklingsarbeidet ruller og går, trekker vi oss ut.  

IA-rådgiveren forteller at «Alle på plass» følger to parallelle spor.  

– Vi arbeider for å styrke samarbeidet i partsgruppene. De tillitsvalgte og verneombudet har god kjennskap til oppgavene og kollegene. De kan være viktige støttespillere for lederen i arbeidet med å forebygge sykefravær og med å utvikle organisasjonen.

– I tillegg gir vi styrerne støtte og opplæring for å gjøre dem tryggere i lederrollen. Det de lærer, formidler de videre til de pedagogiske lederne, slik at også de blir tryggere og mer selvstendige.  

– Samlingene med styrerne fungerer som «ladestasjoner» der de kan finne støtte og inspirasjon til å drive strategisk ledelse. Vi er nå så vidt i gang med å utvikle mer effektive ledergrupper, etter en metode av Henning Bang. Dette er et ledd i bransjeprogrammet for barnehager.

Velvillig tilrettelegging kan skape problemer for helheten

Ett av oppdragene NAV Arbeidslivssenter ble engasjert til å gjennomføre, var å intervjue hver av partsgruppene om hva som skaper nærvær og fravær.

– Hver arbeidsplass har sine utfordringer, men vi fant en del fellestrekk, sier fagleder Kjetil G. Lundemoen.

Ett av disse fellestrekkene var at lederne var veldig flinke til å tilrettelegge for enkeltindivider. Faktisk så flinke at det gikk ut over kollegene og arbeidsmiljøet og kunne føre til at andre ble sykmeldt.

Denne erkjennelsen fikk dem til å tenke grundig rundt tilrettelegging. De laget risikoanalyser for hvor mye og hvor lenge det er forsvarlig å tilrettelegge.

 – Det er klart at vi i kommuneledelsen har omsorg for de ansatte, men i det lange løp kan vi ikke la hensyn til enkeltindivider gå ut over tjenestene vi skal levere, slår han fast.

– Vi har skjønt at dette med tilrettelegging ikke bare er en sak for lederen og den medarbeideren som trenger tilrettelegging. Organisasjonen må ha eierskap til dette. Alle må kjenne tilretteleggingsmulighetene.

Hillestrøm sier at de ansatte på de ulike arbeidsplassene nå går sammen og finner ut hvilke muligheter de har for tilrettelegging. De lager en «tilretteleggingsbank». Dette gjør de helst i en situasjon når ingen trenger tilrettelegging og ingen sterke følelser er i sving

–  Å snakke om arbeidet, om målene vi har og hvordan vi skal få det til sammen, bidrar til å styrke fellesskapet og arbeidsmiljøet.

_{Barnehageleder Vibeke Hillestrøm, Modum kommune}

Skaper økt nærvær ved å snakke om oppdraget og oppgavene 

Barnehagelederen forteller at de i samarbeid med NAV Arbeidslivssenter jobbet lenge med å skape en felles forståelse av begrepet arbeidsmiljø.

– Før tenkte vi at arbeidsmiljø handlet om å ha det bra sosialt sammen. Nå ser vi at det å snakke om arbeidet, om målene vi har og om hvordan vi skal få det til sammen, bidrar til å styrke fellesskapet og arbeidsmiljøet.  

– Det har også en positiv effekt på bevisstheten om betydningen av nærvær, sier Hillestrøm.  

– Vi har hatt god nytte av En bra dag på jobb, et verktøy fra STAMI (Statens arbeidsmiljøinsitutt) og av medarbeiderundersøkelsen 10-faktor. Begge er basert på forskning. 

– Noen barnehager har laget ny visjon for virksomheten sin. Andre har tatt i bruk et enkelt og nyttig verktøy for å bedre arbeidsmiljøet.  

– I diskusjoner om oppdraget og oppgavene, forstår du at fravær ikke bare betyr at lederen må skaffe vikar. Det har konsekvenser for barna og for kollegene dine når du ikke er der for dem, sier Lundemoen. 

– Det er et fellesskap som står igjen når du er borte.

Samlet tips og laget eget verktøy 

Kommunen har fått på plass et verktøy med maler for hvordan arbeidsplassene kan jobbe med å forebygge sykefravær og følge opp sykmeldte. Verktøyet utarbeidet de i et verksted sammen med verneombud, tillitsvalgte og ledere. De tok for seg hvilke utfordringer og oppgaver som oppstår for individet og for arbeidsplassen gjennom et sykefraværsforløp på 52 uker. Det er like lenge som en arbeidstaker har rett til sykepenger.

– Vi fant ut hva vi var gode på og hva vi trengte støtte til å bli bedre på. Rettigheter, datoplan for oppfølgingsmøter og påminnelser er enkelt tilgjengelig, sier Hillestrøm.
 

– Det å følge opp på en klok måte er ikke like enkelt. Derfor har vi laget et dokument med tips og informasjon. Det finnes mange gode hjelpere der ute. Bedriftshelsetjenesten, NAV, Idébanken, frisklivssentraler med flere. Vi kalte det «En mur av velvilje». Men hva kan vi få hjelp til av hvem? Og i hvilken fase av forløpet?

– Med dette verktøyet kan lederne lettere finne ut når det kan være riktig å ta kontakt med de ulike hjelperne. Her kan lederne plukke det som passer. Vi ser at de bruker verktøyet forskjellig, ut fra behov og kunnskaper på den enkelte arbeidsplass. Det er ikke pålagt å bruke det. Vi minner dem på at det ligger der. 

Lundemoen forteller at de har brukt verktøyet i flere møter med partssammensatte grupper.  

– Vi har skrevet ut 52-ukers perioden som en tidslinje på store ark og latt dem diskutere. Malen blir forskjellig for hver barnehage, for ingen er helt like. En barnehage kan ha 2-3 lange fravær, andre har hyppig korttidssykefravær. 

– Samtalene leder har med en sykmeldt medarbeider skal være basert på fakta. Vi fant ut at det er lurt å legge til grunn det vi vet om hyppighet og varighet, ikke basere oss på følelsen av at en person er mye borte og en antakelse om hva årsakene kan være, sier barnehagelederen.  

Hun forteller at lederen nå skaffer seg en oversikt over fraværet de tre siste årene. En samtale med en som har hatt ett sykefravær som har vart lenge, må nødvendigvis forløpe annerledes enn med en som ofte har korte sykefravær.  

NAV-kontoret støtter opp om «Alle på plass» 

Godt samarbeid med NAV Modum er viktig for kommunen som arbeidsgiver. NAV-veileder Anett Nordmarken arbeider med oppfølging av sykmeldte. Hun har i mange år hatt jevnlige møter med mellomlederne i kommunen. Hennes mål er å gjøre dem i stand til å løse sakene sine selv. Samtidig synes hun de skal oppleve lav terskel for å ta kontakt med NAV.

– Det gjelder å komme tidlig inn med aktuelle tiltak og virkemidler fra NAV. Det kan forhindre at et sykefravær blir mer langvarig enn nødvendig. Mye kan løses digitalt, men møtene ansikt til ansikt gjør det ofte lettere å finne praktiske løsninger, sier hun.

Fagleder Lundemo vet at lederne har en del vanskelige saker som tar mye energi og tankekraft.

– Det frigjør kapasitet når vi får framdrift og gode planer for hva som skal være neste steg mot en god løsning.

– Vi må bruke folka våre til å finne den tause kunnskapen, den kollektive intelligensen og de gode løsningene.

_{Fagleder Kjetil G. Lundemoen, Modum kommune}

Jo mer medvirkning, jo bedre

I Modum kommune er de glade for den gode hjelpen fra NAV-kontoret og NAV Arbeidslivssenter.

– Det er likevel viktig at vi i organisasjonen eier og forstår våre egne problemer og finner løsningene selv, mener barnehageleder Hillestrøm.

– Vi blir aldri ferdige. Det prosessbaserte arbeidet fortsetter og fortsetter.

Hun forteller at etaten til nå har gjennomført fire felles samlinger for partsgruppene. De legger til rette for refleksjon og diskusjon på grunnlag av forskningsbasert og erfaringsbasert kunnskap. Lokalt møtes partene jevnlig. 

– Det blir litt som samspillet i et jazzband. Vi i ledelsen legger rammene. Innenfor disse får partsgruppene drive egenaktiviteter og medskaping. De improviserer seg fram til det som fungerer hos dem, sier hun.

Slikt samskapt utviklingsarbeid krever blant annet at den enkelte leder tar seg god tid sammen med de tillitsvalgte og verneombudet. Det sitter vanligvis langt inne å stjele av den dyrebare arbeidstiden med de daglige oppgavene. Likevel har organisasjonen tatt seg tid og råd til det.

– De halvtimes møtene partene har annenhver uke, gir ikke rom for å drøfte grundig. Vi kan ikke la lederen sitte alene med slike spørsmål som det ikke finnes opplagte svar på, sier barnehagelederen.

Lundemoen tar ivrig ordet:

– Vi må bruke folka våre til å finne den tause kunnskapen, den kollektive intelligensen og de gode løsningene.

– I møtene mellom partene og i personalmøtene prøver vi å hjelpe fram svarene fra den enkelte ved å benytte kloke måter å spørre på. Åpne spørsmål får folk til å reflektere. I mindre grupper er det lettere å få alle til å diskutere. Det gjelder å få alle til å ville dele og være aktive, sier han.

– Poenget vårt er at godt arbeidsmiljø og lavt sykefravær ikke er opp til lederne alene. Det er opp til alle i organisasjonen. Lederne må bruke de tillitsvalgte og verneombudet for alt de er verdt. Og de må legge til rette for at kunnskapen og styrkene til alle medarbeiderne får være med og prege oppdraget de skal løse i fellesskap.  

Bransjeprogrammene i IA-avtalen

Programmet Alle på plass gjelder hele Modum kommune, men barnehagene har fått en ekstra dytt gjennom bransjeprogrammet for barnehager.  

Hva er et bransjeprogram? 

IA-avtalen for 2019-2022 har som hovedmål å redusere sykefravær og frafall. For å lykkes, er det avgjørende at arbeidsgiver- og arbeidstakerorganisasjonene samarbeider, både nasjonalt og lokalt. Med godt samarbeid kan partene utvikle arbeidsplassene i helsefremmende retning og skape et arbeidsmiljø som bidrar til å nå målene i IA-avtalen. Bransjeprogrammene er verktøy i IA-avtalen. De skal sørge for at partene jobber sammen om utfordringene som er felles for hele bransjen.