Sykefraværet var på vei opp, og selskapet tok grep. Nå har de fått øynene opp for hvordan de kan jobbe bedre med sykefravær og arbeidsmiljø.
Publisert 15. mars 2023
TEKST: Martin Gustafson / FOTO: Lars-Erik Berg
– Situasjonen hadde vært frustrerende over lang tid, og vi har stilt oss spørsmålet: «Hvorfor går ikke sykefraværet ned?», forteller Jeroen Hoff. Han er nå sjef for kvalitetssikring i konsernet Connect Bus, men arbeidet tidligere i en tilsvarende stilling i selskapet Trønderbilene. Og det er dem denne historien handler om.
Trønderbilene ble i 2021 en del av busskonsernet Connect Bus, og driver nå i hovedsak rute- og skolekjøring i tillegg til helsebuss og turbusskjøring. Fram til 2021 drev Trønderbilene rutetrafikk med buss i Trøndelag, men kjører nå primært i Innlandet.
– Samtidig som sykefraværet i Trønderbilene var på vei opp, fikk vi vite at ett av søsterselskapene våre hadde fått på plass et større prosjekt for å jobbe med sykefraværet i egne rekker. Det ble inspirerende for alle i systemet at dette var noe man kunne ta tak i, forteller Hoff.
– Det er ikke bare rene kroppslige utfordringer som kan lede til sykefravær, men også psykologiske elementer.
Jeroen Hoff, HSEQ-sjef, Connect Bus
Han var i kontakt med NAV Arbeidslivssenter Trøndelag og med leder for IA-bransjeprogrammet for persontransport (se faktaboks), for å finne ut hva deres busselskap kunne gjøre.
– Vi søkte i slutten av 2020 om midler fra bransjeprogrammet til et eget tilsvarende prosjekt for å få ned sykefraværet, og fikk dette prosjektet formelt godkjent i 2021.
Styringsgruppen for prosjektet ble bestående av hovedtillitsvalgt, hovedverneombudet, personalsjefen og driftssjefen for Trønderbilene, samt representanter fra bedriftshelsetjenesten – med Hoff som prosjektansvarlig.
Gjennom prosjektet ble det gjennomført gruppeprosesser i alle fire av Trønderbilenes driftsavdelinger.
– Noen avdelinger hadde 10 prosent fravær, mens andre hadde 2 prosent fravær. I hver avdeling jobbet vi med fokusgrupper bestående av driftsleder, verneombud og tillitsvalgt for å få vite mer om årsakene til fravær på respektive avdelingene. Vi lærte også mer om hva som er utfordringene der, hva som funker bra, og hva andre avdelinger kan lære av de avdelingene med lavere fravær, forklarer Hoff, og fortsetter:
– Jeg tror det er bra at vi fikk med tillitsvalgte og verneombud i de prosessene, fordi vi da får et mer helhetlig bilde av hva som foregår på avdelingen.
Ved å også ha samtaler med hver eneste sjåfør på avdelingene med høyest sykefravær, ble det avdekket faktorer som påvirket både fravær og arbeidsmiljø:
– Avdelingene våre er spredt geografisk, og fysiske samtaler kan være vanskelig fordi det er noen mil mellom leder og ansatte. Vi har også en høy snittalder for sjåførkorpset vårt, og den øker fra år til år. Dette er også noe som påvirker fraværsprosenten, forklarer Hoff, før han fortsetter:
– Vi ble også mer kjent med en del yrkesmessige ting som påvirket nærværet. Det er ikke bare rene kroppslige utfordringer som kan lede til sykefravær, men også psykologiske elementer som for eksempel stress i hverdagen eller ansvaret for å kjøre en buss full av barn på vinterstid. Dette er ting det er nyttig å vite om, og viktig å ta med i vurderingen når vi snakker om årsakene til fravær.
– Det er store fordeler med nærværsarbeid og det å sørge for at folk trives på jobb.
Jeroen Hoff, HSEQ-sjef, Connect Bus
I noen tilfeller var enkeltansatte sykemeldt over lang tid mens de ventet på medisinsk behandling. Dette trakk også sykefraværstallene opp på avdelinger med få ansatte.
Prosjektgruppa fant også ut gjennom kartleggingen at enkelte avdelinger i Trønderbilene hadde et veldig lavt sykefravær sammenliknet med andre, selv om avdelingene i praksis hadde likt utgangspunkt med samme utstyr og bemanning. Da ble det naturlig å snakke med lederne for avdelingene med lavt fravær og spørre dem hva de gjorde annerledes.
– Vi hadde for eksempel lavest sykefravær på den avdelingen med høyest snittalder blant sjåførene. Forklaringen her ligger nok blant annet i at vi kjører mye ute i distriktet, og der kjenner sjåførene ofte også passasjerene sine – så det er veldig lojalitet der.
Artikkelen fortsetter under bildet
Gjennom sykefraværsprosjektet i Trønderbilene ble prosjektgruppa bedre kjent med hvordan ulike fysiske og psykologiske faktorer kan føre til fravær.
En annen ting som har vært viktig i prosjektet, er det å lære opp ledere til å både forebygge og følge opp sykefravær.
– Driftslederne våre er gjerne de beste sjåførene våre. De rykker opp til å bli driftslederassistenter i sin avdeling, og blir så etter hvert spurt om å bli driftsledere, sier han, og trekke fram et søsterselskap med bussdrift i Oslo som et eksempel:
– I Oslo har du færre driftslokasjoner, men med veldig mye folk som jobber på hver lokasjon. Derfor har de både trafikkleder og personalleder på stedet, sier han, og fortsetter:
– Her i Trøndelag må vi ha personell med mer allsidig kompetanse: driftsledere som både kan kjøre bussen selv, men også må kunne datasystemene vi bruker og ha kompetanse på HR. Det er ikke mange som er så allsidige at de har all den kompetansen på plass. Derfor er det viktig å få påfyll om hvordan man skal forebygge sykefravær og skape trivsel på jobb.
Hoff forklarer at Torghatten ASA, som på det tidspunktet eide Trønderbilene og tre andre norske busselskap, kunne vise til gode resultater ved å tilrettelegge og lage alternative arbeidsoppgaver. På denne måten trengte ikke sykemeldte nødvendigvis være 100 prosent fraværende; det ville være ting de likevel kunne komme inn og gjøre.
– Tidligere var vi ikke så flinke til å tilrettelegge for sykemeldte ansatte. I stedet skaffet man en vikar for den som var fraværende, og bussen ble kjørt. Mange tenker nok også at om legen sier de er sykemeldte, så er det greit. Men vi har lært at lederen har fortsatt et ansvar for å undersøke om det finnes alternative arbeidsoppgaver som den sykemeldte kan gjøre, sier han, og fortsetter:
– Dette har vært en nøkkelsak for oss fordi det er vanskelige å legge til rette med alternative arbeidsoppgaver for folk i vår bransje. Nå har vi laget en standardliste med oppgaver som kan være aktuelle, om man ikke kan kjøre buss. Det er bra for både arbeidsgiver og ansatt at sykemeldte fortsatt kan komme på jobb.
Trønderbilene har også tatt med bedriftshelsetjenesten inn i samtaler når lokale driftsledere følger opp ansatte som er sykemeldte, har hyppig fravær eller står i fare for å bli sykemeldte.
– Dette har stort sett blitt veldig positivt mottatt, fordi de ansatte føler seg sett og hørt, sier Hoff.
– Vi har god dialog med verneombud og tillitsvalgte om hvordan sykefravær og arbeidsmiljø er viktig for alle parter
Jeroen Hoff, HSEQ-sjef, Connect Bus
I mer sammensatte saker har også Trønderbilene tatt i bruk tilskudd til ekspertbistand.
– Slik ekstern bistand gjør at ansatte kan få hjelp til å jobbe med sine utfordringer. Mange plager er knyttet til muskel- og skjelettplager, men noe handler også om hvordan folk har det psykologisk på jobb, sier Hoff, og fortsetter:
– Noen sjåfører blir «vintersyke». Det går bra med dem ellers i året, men når det blir mørkt og glatt på veiene blir de usikre, og trekker mot en sykemelding. Disse sjåførene må vi da jobbe med i forkant om høsten for å finne en annen rotasjon eller en annen rute.
Prosjektgruppa hentet også inspirasjon fra verktøyet «En bra dag på jobb», laget av Statens Arbeidsmiljøinstitutt (STAMI), til arbeidet de gjorde gjennom prosjektet.
– Både det å gjøre årsaksanalyse på sykefraværet og basere tiltak på den analysen var relevant for oss. Vi har laget noe materiale for egen bruk, og kommunisert ut en del av disse best practices som kommer fram både i «En bra dag på jobb» og i bransjeprogrammet for persontransport.
Selskapet har også opprettet handlingsplaner for hver driftsavdeling, og fått på plass månedlige møter hvor lederne møter sine lokale tillitsvalgte og verneombud – og sykefraværsprosjektet har stått øverst på agendaen.
– Å få jobbe sammen med verneombud og tillitsvalgte har fungert veldig bra, og vi har god dialog med dem om hvordan sykefravær og arbeidsmiljø er viktig for alle parter, nettopp fordi det angår oss alle.
Artikkelen fortsetter under bildet
Trønderbilene ble i 2021 en del av busskonsernet Connect Bus, og driver nå i hovedsak rute- og skolekjøring.
Han forteller videre at busselskapene seg imellom konkurrerer knallhardt. I tillegg er det eksterne faktorer som for eksempel anbud, økonomi og materielltilgang, som også påvirker organisering av arbeidet.
– Der er dialogen med tillitsvalgte og verneombud enda viktigere å ha, fordi vi vil at de ansatte skal vite at vi ikke gjør dette for å maksimere marginer, men fordi vi på grunn av markedet må ta visse valg, forklarer Hoff.
Det påfyllet de har fått på læringskontoen ved å jobbe med sykefraværet, er noe de også ønsker å dele med andre innenfor samme bransje.
– Vi har vært med på møter organisert av NAV Arbeidslivssenter med flere andre busselskaper for å dele erfaringene vi har gjort oss gjennom dette prosjektet. For selv om vi er konkurrenter innenfor transportfeltet, så har vi de samme utfordringene og kan lære av hverandre.
I løpet av perioden 2021–22 har Trønderbilene gjennomført tre fysiske samlinger for lederkursing. På grunn av pandemien fikk de ikke gjennomført så mange fysiske møter med sjåførene som de hadde ønsket. Samtidig ble samlingene som ble holdt, preget av at deltagerne hadde stor nytte av å møtes:
– De delte erfaringer og fant løsninger sammen, og ble såpass engasjerte at vi egentlig ikke rakk å gå gjennom alt vi hadde på programmet. I stedet brukte vi tid på å løfte fram og diskutere de ulike idéene og forslagene fra driftslederne, sier Hoff med et smil.
Planen var å avrunde prosjektarbeidet i løpet av 2022 for Trønderbilenes del.
– Men det spørs om vi må fortsette med dette videre i Connect Bus-konsernet. For det er store fordeler med nærværsarbeid og det å sørge for at folk trives på jobb.
Mot slutten av 2022 så også Trønderbilene at det hadde vært nedgang i sykefraværet i løpet av året.
– Det er vanskelig å knytte denne nedgangen direkte til prosjektet, men jeg er positiv til å si at det har bidratt til nedgangen. Vi er flinkere nå til å både forebygge og arbeide med sykefraværssaker, avslutter Hoff.
