Styrker arbeidsmiljøet med enkle kjøreregler

_{TEKST: Siri Pernille Øverli / FOTO: Anne-Line Bakken}

– Å jobbe på en arbeidsplass med god bedriftskultur, der folk snakker hverandre opp og tar vare på hverandre, holder folk friske. Det mener Marianne Schjetne.

Hun leder Norges og Trondheims nest eldste barnehage, som ble etablert av Trondhjems Asylselskap i 1840. I Bakklandet barnehage er sykefraværet lavt og de ansatte medvirker i høy grad.

Marianne Schjetne er engasjert og tydelig til stede. Hun er ikke tilhenger av byråkrati og detaljerte prosedyrer. I Bakklandet barnehage har de i stedet utarbeidet korte, fyndige kjøreregler om hvordan de vil ha det. Kjørereglene handler blant annet om at de skal «ta ballen, og ikke mannen» og at de skal bruke jeg-budskap i diskusjon med andre. 

Skaper forståelse og oppslutning ved å gi god informasjon 

Lederen vil at medarbeiderne skal ha forståelse for helheten i barnehagens oppdrag og at de opplever at arbeidet er meningsfullt.

– Alle behøver ikke å vite alt, men alle behøver å vite mye.  Alle skal være informert så mye som mulig om saker som angår dem. Og når vi beslutter noe, må de forstå hvorfor, sier Schjetne, med trykk på mye og hvorfor.

– For 10-15 år siden spurte medarbeiderne om hvorfor vi ikke kunne kjøpe forskjellige ting som vi hadde bruk for. De slo seg ikke til ro med å få til svar at vi ikke hadde penger til det. 

– Da begynte jeg å legge fram regnskapet kvartalsvis på personalmøtet. Alle ser tydelig hva som går ut og hva som går inn. Vi diskuterer ønsker og behov. Sammen finner vi ut og blir enige om hva vi kan ta oss råd til. 
 

Medarbeidere laget ønskeliste før rekruttering av ny leder 

Mens Bakklandet barnehage er blant landets eldste barnehager, er Marianne Schjetne trolig blant landets eldste barnehageledere. Nå som hun snart fyller 70, skal hun gi seg. God tid i forveien satte de av en hel dag der alle medarbeiderne fikk sitte sammen og tenke over og diskutere hva de ønsket av en ny leder. De var med på å gi innspill til stillingsannonsen som ledelsen i Asylselskapet utformet.

– Det var moro å se at de hadde tatt med mye av det vi foreslo i annonsen, sier verneombudet, Anita Andersen Lund.

– Diskusjonene hjalp oss med å ta inn over oss at Marianne skal slutte. Vi ble klar over hva som har vært det beste i måten vi har jobbet sammen med henne på. Det vil vi ta med oss videre i samarbeidet med den nye lederen.

Nå vil de formalisere samarbeidet mellom leder, tillitsvalgt og verneombud. De tror det vil gjøre det lettere for både den nye lederen og for medarbeiderne.

– Det handler om å ha ambisjoner og om å bygge et godt lag, sier Lund.

– Vi vil ha jevnlige møter. Til nå har ikke de tillitsvalgte hatt noen særlig funksjon, annet enn å passe på arbeidstid og lønn. Nå vil vi ha dem med i et utvidet partssamarbeid. Samtidig ønsker vi at også den nye lederen skal la alle medarbeiderne få medvirke, slik Schjetne har gjort.
 

– Medarbeiderne har vilje, ambisjoner og ferdigheter. Vi må la dem få muligheten til å gjøre jobben sin godt. 

_{Marianne Schjetne, barnehageleder} 

God organisering skaper trygghet 

Verneombudet forteller at de har klare planer for arbeidet. Planene utarbeider de i personalmøtene, der samtlige deltar. Den daglige organiseringen foregår i avdelingene.

– Gjennom refleksjon og diskusjon velger vi ett felles tema vi vil jobbe med i hele barnehagen. Så går alle til sine respektive avdelinger og diskuterer mer detaljert hvordan de skal ta det ned og gå videre med det. Vårens tema er fugler, opplyser hun.

– Dette må vi naturligvis arbeide ulikt med i avdelingene for henholdsvis små og store barn.

Alle er med på å bestemme hva vi skal gjøre, og alle tar ansvar for organiseringen. Underveis evaluerer vi det vi gjør og justerer planene om det er nødvendig.

Schjetne og Lund mener at denne måten å planlegge, organisere og gjennomføre arbeidet på, skaper struktur, trygghet og forutsigbarhet.

– Ingen trenger å lure på hva de skal gjøre når de kommer på jobb. Tydelige arbeidsplaner henger på veggene. De har medarbeiderne i hver avdeIing laget i fellesskap, forteller de.

– Medarbeiderne kan gjerne bytte innbyrdes. Planene skal være smidige som en glidelås, men vi holder oss til grunnstrukturen. Vi slipper ikke årene i vannet om det kommer litt vind, sier Schjetne med en god metafor.

Hun sier at de jobber mye på tvers mellom avdelinger. Hver morgen møter en representant fra hver avdeling til et kort møte. De utveksler informasjon om dagen og sier fra om noen av avdelingene har behov for hjelp.

Verneombudet forteller at helse-, miljø og sikkerhet (HMS) er tema i alle personalmøter og avdelingsmøter. Selv er hun mye rundt på huset. Dermed fanger hun opp hva som rører seg. Om noen er misfornøyd med noe, prøver hun å gjøre noe med det der og da. Eller hun tar det med til leder og diskuterer saken med henne. Heller ikke der blir sakene liggende lenge før de blir løst. 

– Jeg er klar over at jeg som leder har stor definisjonsmakt. Jeg ønsker ikke å overkjøre noen og ber om unnskyldning når det er på sin plass. 

_{Marianne Schjetne, barnehageleder} 

Verneombudet er god støtte for lederen 

Schjetne er ærlig på at ikke alt er rosenrødt. Hun sier det hender de strever med saker.

– Kommunikasjonen går ikke alltid som det skal. Folk kan bli lei seg og sinte. Da må vi være tålmodige og prøve å finne ut hva vi skal gjøre for å få det til igjen.

Verneombudet sier at lederen av og til kan være litt for kvikk.

– Enkelte ganger kommer Marianne med noen ville ideer og forslag til tema. Da hender det at vi må bremse henne og tenke oss om.  Ofte viser det seg at det hun foreslår lar seg gjennomføre, bare vi får planlagt godt.

Schjetne forteller at hun setter stor pris på at Lund trygger henne og sier fra.

– Jeg er klar over at jeg som leder har stor definisjonsmakt. Jeg ønsker ikke å overkjøre noen og ber om unnskyldning når det er på sin plass, sier hun. 

Nok folk til at alle kan få gjort en god jobb 

Det er ikke så mye nytt og moderne utstyr i Bakklandet barnehage. Men det er én ting de ikke sparer på, og det er folk.

– Medarbeiderne har vilje, ambisjoner og ferdigheter. Vi må la dem få muligheten til å gjøre jobben sin godt. De skal kunne gå hjem og kjenne seg tilfreds med det de har gjort. Ellers kan de bli syke. Derfor tar vi oss råd til å sette inn vikarer når det trengs, sier Schjetne.

I tillegg er hun opptatt av at alle skal få oppgaver som imøtekommer den enkeltes interesser og forutsetninger. Det er viktig for alle å kjenne at en mestrer og presterer.
 

Jeg må holde rundt og holde av. Som leder må jeg ha godhet, interesser og kjærlighet til menneskene jeg har rundt meg. 

_{Marianne Schjetne, barnehageleder} 

Åpenhet om tilrettelegging 

Anita Andersen Lund forteller at Schjetne kjenner alle medarbeiderne godt. Hun vet hvem som har små barn eller syke foreldre. Hun kan justere og legge til rette når det er nødvendig for at de skal holde seg på jobb.

– Når vi tilrettelegger, får de som blir berørt i arbeidshverdagen vite det de trenger å vite for at de skal være villige til å strekke seg, sier Schjetne.

– Nylig oppfordret jeg en medarbeider til å be om sykemelding. Jeg så hvordan hun slet. Jeg følger opp jevnlig. Vi snakker sammen om hvordan det fungerer og finner ut hvor lenge og hvor mye hun trenger å være borte.

– Ofte krever det lange samtaler for å motivere. Jeg må holde rundt og holde av. Som leder må jeg ha godhet, interesser og kjærlighet til menneskene jeg har rundt meg.

Nå er Marianne Schjetne i ferd med å gi slipp på arbeidet som leder. Hun sier at den viktigste jobben hennes den siste tiden er å jobbe for at medarbeiderne skal se framover. 

– En bok skal lukkes når jeg slutter. Jeg vil ikke at noen skal sukke og si om et halvt år at «alt var bedre da Marianne var leder». – Da kommer jeg tilbake som gjenferd og kjefter og smeller, smiler hun alvorlig.  

• Ved uenighet, ”ta ballen ikke mannen”; karakteriser handling, ikke person.
• Send ”jeg”budskap; snakk ut fra egne følelser, ikke karakteriser andres. 
• Si ikke ”ting” om en person som du ikke kan (hvis du må)gjenta høyt overfor vedkommende. 
• Sørg for at egen misnøye/frustrasjon kommer rette vedkommende for øret enten direkte eller via verneombud eller tillitsvalgt. Oppfordre andre til å gjøre det samme. 

• Hvis du kommer opp i kritiske situasjoner er det viktig å tenke på følgende: Hvor er krisen størst, hvem har det tyngst? 
• Spar/hold tilbake dine egne ”ikke rasjonelle” reaksjoner så godt du kan. 
• Hvor trengs jeg/hva kan jeg bidra med? 
• Støtt opp den/de som strever som mest med reaksjonene sine hvis du kjenner at du selv har bedre kontroll.