IA-arbeid bærer frukter

– Uten aktive og flinke tillitsvalgte og verneombud, ville vi ikke hatt så lavt sykefravær og så godt arbeidsmiljø.

Dette sier Gaute Enger, lederen ved Kongsvinger fengsel. Han takker for det store, fine fruktfatet han og de ansatte har mottatt fra NAV Arbeidslivssenter Hedmark. Fatet er en påskjønnelse for godt IA-arbeid.  

– Det gjør godt å bli gjort stas på. IA-arbeidet favner det meste av det vi gjør her, sier Enger videre.

– Kongsvinger fengsel har en godt gjennomarbeidet IA-plan. Den har ledere, tillitsvalgte og verneombud utarbeidet sammen, med støtte fra bedriftshelsetjenesten og arbeidslivssenteret. Partene har god systematikk i IA-arbeidet, og jobber godt sammen gjennom AMU, sier IA-rådgiver Jan Sigmund Eriksen som begrunnelse for tildeling av utmerkelsen.

Fra 2015 til 2017 gikk sykefraværet ned fra 7,5 prosent til godt under 6 prosent. 

Turnusarbeid er den viktigste risikofaktoren for arbeidsrelatert sykefravær.

– Men vi tilrettelegger når noen har behov, nikker både ledere, tillitsvalgte og verneombud.

Ledere som er tett på sine ansatte har en gunstig virkning på sykefraværet. Tidligere ble de sykmeldte fulgt opp av den HR-ansvarlige. Nå er det den sykmeldtes nærmeste leder som følger opp med jevnlige samtaler og god kontakt. Lederne snakker ikke lenger så mye om fravær, men er opptatt av å skape grunnlag for nærvær.

– Vi må heller ikke glemme dem som alltid er på jobb, sier Erik Andreassen, avdelingsleder og HMS-koordinator.

Ble enige om felles trivselsregler

Alle ansatte har samarbeidet om å utarbeide trivselsregler, som henger pent innrammet og godt synlig i mange rom. Trivselsreglene handler om hvordan de ansatte ønsker at det skal være på jobben

Trivselsreglene ble til etter en omfattende medarbeiderundersøkelse som alle fengslene gjennomførte i 2014. Kongsvinger fengsel brukte dialogspillet fra Idébanken i arbeidet med å følge opp resultatene av undersøkelsen. I spillet finnes en rekke påstander som deltakerne skal reflektere over. Gjennom diskusjoner i grupper blir de enige om hva som fungerer bra hos dem, og hva de ønsker å jobbe med for å forbedre.

Her kan prøve Idébanken sitt Dialogspill – verktøy for bedre psykososialt arbeidsmiljø. 

Vi har et system som fanger opp forslag til forandringer fra de ansatte, nedenfra og opp.

^{Gaute Enger, fengselsleder}

Trivselsregler for godt arbeidsmiljø er ikke utarbeidet en gang for alle

Trivselsreglene skal være et levende dokument, står det i IA handlingsplanen. Dette er viktig. Diskusjonene om å komme fram til slike regler skaper i seg selv et fellesskap som bidrar til godt arbeidsmiljø, eierskap og tilhørighet. Derfor er det lurt å gjenta slike diskusjoner med jevne mellomrom.

Ovenfra og ned og nedenfra og opp

Ikke nok med at Kongsvinger fengsel nylig fikk påskjønnelse fra NAV Arbeidslivssenter for godt IA-arbeid. I 2015 fikk de Kriminalomsorgens arbeidsmiljøpris. Også da viste de sin evne til å følge opp resultatene av en arbeidsmiljøundersøkelse. Alle ansatte var med for å finne hva i arbeidsmiljøet de ville bevare og hva de ville utvikle videre.

– Vi har en hierarkisk, nesten halvmilitær, organisasjonsstruktur, sier fengselslederen. 

– Slik må det være. Her går det meste ovenfra og ned i linja. 

Fengselsledelsen er likevel lydhør overfor de tillitsvalgte og de øvrige ansatte. – For verken Enger eller de andre lederne kan bestemme at virksomheten skal ha et godt arbeidsmiljø. Arbeidsmiljøet skapes hver dag, av alle som jobber der, gjennom samarbeidet om å løse kjerneoppgavene. Derfor er det bra at organisasjonen også har en åpen kanal nedenfra og opp.

De tillitsvalgte og verneombudene fanger opp innspillene fra de ansatte og diskuterer dem i møter med lederne.

– Ved at samtlige ansatte får medvirke, får vi et system til å fange opp forslag til forandringer. Nedenfra og opp. Det skal være systematikk i alt vi gjør, sier Enger.

Læring på tvers av avdelingstilhørighet

Gjennom de involverende prosessene blir de ansatte bedre kjent på tvers av avdelingene, og kan lære av hverandre.

For å sikre variasjon i arbeidet og styrke læring er det mulig å hospitere i en annen avdeling. Overflytting eller utlån er også mulig.

Avdelingene har litt forskjellig måte å løse oppgavene sine på. En ansatt som får innsikt i disse forskjellene, kan ta med seg det beste fra hver av dem, vurdere dem og foreslå endringer. Dette kan bidra til nye diskusjoner og til at både den enkelte arbeidstaker og organisasjonen lærer og utvikler seg.

Artikkel: Få de ansatte på banen

Kompetanseutvikling

I alle virksomheter synes ansatte det er viktig å få brukt og utviklet kompetansen sin. De ansatte i Kongsvinger fengsel lærer mye i det daglige arbeidet.

– Ingen dager er like, sier fengselsbetjent og tillitsvalgt Tom Svarva.

Som fengselsbetjent er det mulig å ta videreutdanning i regi av kriminalomsorgens utdanningssenter. Per Anders Mangnes, som er verneombud, lærer for tiden mer om radikalisering og voldelig ekstremisme. I den forbindelse skal han på studiebesøk til Belgia. Det han lærer, vil han kunne bruke i det daglige arbeidet.

Tverrfaglighet er viktig for arbeidsmiljøet

De innsatte har aktivitetsplikt. De får tilbud om elementær undervisning i engelsk og matematikk. De får også innføring i ulike praktiske fag, som matlaging, rengjøring og byggfag. 

Lærerne, helsearbeiderne, presten, bibliotekaren, NAV og andre samarbeidspartnere utenfra er viktig for arbeidsmiljøet. De lærer å kjenne de innsatte på andre måter enn fengselsbetjentene gjør. I felles møter kan de gi nyttige opplysninger og spille betjentene gode. Omvendt gir betjentene samarbeidspartnerne opplæring slik at de kan føle seg trygge sammen med de innsatte. Å føle seg trygg er en forutsetning for å kunne gjøre en god jobb.

– Også i samarbeidet med disse yrkesgruppene har vi god systematikk, sier Gaute Enger.

– Det har vi fått mange gode tilbakemeldinger på.

Dynamisk sikkerhet

Mange av de innsatte oppholder seg lenge i fengselet, og får gode relasjoner til betjentene. Ved å være tett på den enkelte kan betjentene bidra til at fangene får noe positivt ut av soningen, som kan styrke dem til å fikse livet bedre når de kommer ut. Det gjør arbeidet meningsfullt.

Fangene er ulike individer som må håndteres forskjellig. Ettersom sammensetningen av innsatte varierer, må betjentene ofte endre eller skjerpe rutiner og måten å jobbe på.

­– Mellom hvert skift har vi overlapping med statusoppdatering. Kanskje vurderer vi at det er lurt å flytte på noen innsatte. Vi diskuterer hvordan vi kan utnytte den enkelte ansattes personlighet og kompetanse best mulig, sier Tom Svarva, fengselsbetjent og tillitsvalgt i NFF.

Ved gode, faglige vurderinger og klok atferd kan betjentene forebygge, dempe og løse konflikter. De ser hver enkelt, leser situasjonen og hindrer at de innsatte foretar seg noe som kan utløse uønskede hendelser.

– Slike tilpasninger kaller vi i kriminalomsorgen dynamisk sikkerhet, sier Erik Andreassen, avdelingsleder og HMS-koordinator.

Noe må vi gjøre riktig. Vi har færre alvorlige tilfeller av vold og trusler og lavere sykefravær enn mange andre fengsler.

^{Erik Andreassen, avdelingsleder og HMS-koordinator.}

Råd til andre

Kongsvinger fengsel har lavere sykefravær enn andre fengsler. Blant de innsatte er det få voldshendelser.  

Ledere og tillitsvalgte har følgende råd å gi til andre virksomheter som ønsker å gjøre seg fortjent til en påskjønnelse for godt IA-arbeid:

– Bruk ressurser på å bedre dialog, medvirkning, samarbeid og systematikk. Da får dere mer ressurser å bruke på kjerneoppgavene.