FJORD1
– Det viktigste verktøyet er partssamarbeidet
På to år gikk snittsykefraværet fra over åtte prosent til seks prosent i Fjord1. Det betyr mye for en bedrift med godt over tusen ansatte.
Janne Steinhovden er HR-rådgiver for nærværsarbeid i ferjeselskapet Fjord1 i Sogn og Fjordane. Sammen med resten av virksomheten har de fått til en formidabel reduksjon i sykefraværet.
– Partssamarbeidet er faktisk det viktigste verktøyet ledelsen har, mener hun.
Svaret kommer kontant da vi spør om hennes viktigste råd til andre virksomheter som skal jobbe med nærværsarbeid.
– Selv om man av og til kan være uenig, må en se på partssamarbeidet som et verktøy, sier Steinhovden.
Få med tillitsvalgte tidlig
Partssamarbeidet er spesielt nyttig ved endringer, mener hun.
– Det eneste som er konstant i arbeidslivet, er at det blir endring. Da er medvirkning veldig viktig. Presenterer du ferdige løsninger og forventer full oppslutning, så møter du fort motbør.
– Faktum er at de tillitsvalgte er en av de sterkeste støttespillerne ledelsen kan ha for å få etablert og satt inn treffende og effektive tiltak i en bedrift.
Steinhovden mener de ansatte må få sagt sitt når ideene er i startgropa.
– Få med de tillitsvalgte tidlig, så forplikter det alle parter. Da kan en si; dette har vi utviklet og blitt enige om sammen, sier hun.
– Så det å spille på lag med de tillitsvalgte, det må ingen bedrifter være redd for. Da får en til mye.
– Du kan korrigere det meste med en prosedyre, men det er kulturen på hvert sted som bestemmer om den blir fulgt.
Janne Steinhovden
› TEMAHEFTE: Tillitsvalgtes rolle i et inkluderende arbeidsliv
Å få en felles kultur
Janne Steinhovden startet i jobben slutten av 2015. På det tidspunktet var sykefraværet på over ni prosent. Det var urovekkende. Hundre av de ansatte var hjemme fra jobb hver dag.
– Min forgjenger gjorde en kjempeinnsats med å kartlegge sykefraværet. I samarbeid med tillitsvalgte og ledelsen opprettet de gode føringer for nærværsarbeidet.
Steinhovdens jobb var å få ned fraværet. Sammen med en egen nærværsgruppe satte de i gang et omfattende kompetanseløft for ledere og medarbeidere, og de måtte få på plass bedre felles rutiner og prosedyrer.
Med et sekstitalls fartøy i flere fylker er det en utfordring å få til en felles organisasjonskultur, ifølge Steinhovden.
– Kunsten er å kommunisere tydelig ut. Alle skal være kjent med rutinene, og det skal være lett å finne frem til og ta dem i bruk.
Lederne har gjort en kjempejobb
Men det er ikke nok i seg selv. Det må også være vilje til å følge prosedyrene.
– Du kan korrigere det meste med en prosedyre, men det er kulturen på et arbeidssted som bestemmer om en prosedyre blir fulgt og etterlevd, sier hun.
Steinhovden mener tydelige forventninger og god internkontroll er vesentlig. Og ikke minst engasjement hos lederne.
– De som skal følge opp må være aktive og også gi tilbakemelding dersom føringene må endres. Ingenting er skrevet i stein.
– De som jobber sykefraværsoppfølging ute på fartøyene har gjort og gjør en kjempeinnsats. Det handler til sjuende og sist om å bry seg, og det gjør de.
– En sykmelding er ikke en fraværslapp. Det er et krav om lettelse på arbeidsplassen.
Janne Steinhovden
Tidlig tilrettelegging
I sjøfarten er det mange lovverk som spiller inn. Av sikkerhetshensyn står de ikke like fritt til å bruke gradert sykmelding.
– Skal du jobbe på fartøy må du være ett hundre prosent arbeidsfør. Du kan ikke være femti prosent i en nødssituasjon.
Dermed har de måttet finne sin egen oppskrift på utfordringene.
– Vi har laget en «tilretteleggingspolicy» og oppfordret de med redusert funksjonsevne til å snakke med sin lege om muligheten for avventende sykmelding.
En slik løsning gir legen muligheten til å varsle arbeidsgiver om at det er mulig å unngå sykmelding dersom arbeidet tilrettelegges.
– Avventende sykmelding er en ganske ny ordning og er lite brukt. Mange leger kjenner ikke engang til den. Det har skapt noen utfordringer. Konseptet med tidlig tilrettelegging er likevel så godt at vi må prøve, sier Steinhovden.
– Vi forsøker å ta tak i ting tidlig. Det gjelder både ansatte og ledere. Den sykmeldte må sjekke opp i plager tidlig og utfordre legen på å ta stilling til restarbeidsevne. Leder må være tett på og følge opp.
Strekker seg langt
Et annet tiltak de har forsøkt er å få ansatte med helseproblemer raskere til behandling.
– Vi kjøper folk ut av køen dersom det er mer enn tre uker til behandling. Den ansatte må da selv bestille timer. Dermed blir de også litt frampå for å løse utfordringen.
– Om det har hatt noen innvirkning på sykefraværet, er vi usikre på, sier hun.
Uansett mener hun tiltaket viser hvilken type arbeidsgiver de ønsker å være.
– Det er betryggende for en ansatt å vite at arbeidsgiver strekker seg langt for å få en frisk. Det skaper lojale arbeidstakere som også strekker seg lengre for arbeidsgiver. Slike tiltak vi ha en positiv påvirkning på det psykososiale arbeidsmiljøet, som igjen styrker jobbnærværet, sier hun.
– Finn ut hvilket støtteapparat som finnes og bruk det.
Janne Steinhovden
Det er mulig å tilrettelegge
Steinhovden sier de har jobbet mye med å bevisstgjøre både ansatte og ledere om sykefravær.
– En sykmelding er ikke en fraværslapp. Det er et krav om lettelse på arbeidsplassen. Det er fullt forståelig at man er sjuk, men ifølge NAV har de fleste av sykmeldte i Norge likevel et valg om å bruke restarbeidsevnen sin.
– Når man får gjort noe med den oppfatningen, så tror jeg at man har kommet langt på vei for å få ned sykefraværet generelt.
Også legene har en vei å gå, mener Steinhovden.
– Det er ikke alltid tilrettelegging blir tatt opp. Selv om våre ansatte har med seg lister med alternative oppgaver, så har vi ingen kontroll på om den blir brukt, sier hun og legger til at hun håper det er mulig å få en tettere dialog med legene om tilrettelegging.
– Nettkursene er «gull» for oss.
Janne Steinhovden
Får faglig påfyll med nettkurs
I tillegg til rutiner og holdningsarbeid har ferjeselskapet gjennomført et omfattende lederprogram, og medarbeidersamlinger de siste årene. Da har NAV Arbeidslivssenter sine nettbaserte IA-kurs, såkalte webinar, vært en god løsning for opplæring innen nærværsarbeid.
– Med de nettbaserte kursene slipper vi reisetid. Du kan gjennomføre kurset på din egen arbeidsplass. Det er helt gull for oss, sier Steinhovden.
Kurstilbudet er variert med tema innen arbeidsmiljø, sykefravær, rekruttering og livsfase.
– Nå er alle som jobber med sykefraværsoppfølging i Fjord1 forpliktet til å ta minst to kurs i året. De kan selv velge hvilke kurs de vil ta.
› Les mer om nettkursene:– Opplæring kan ein aldri få nok av. Då er webinar gull.
Har spart millioner
På to år har snittsykefraværet i ferjeselskapet gått fra over åtte prosent til seks prosent.
– Det har mye å si for bunnlinja i selskapet. Vi har spart millioner, sier Steinhovden.
Hun trekker frem NAV Arbeidslivssenter som en nyttig sparringpartner i prosessen.
– IA-rådgiveren vår har vært veldig tilgjengelig og til svært godt hjelp. Slike støttespillere bør man benytte seg av, mener hun.
– Finn ut hvilket støtteapparat som finnes og bruk det. Av og til ser man ikke alt like godt selv. Da kan det være nyttig å få innspill utenfra og høre andre erfaringer.
Gode tips fra Janne Steinhovden
- Hold oversikt over situasjonen – kartlegg sykefraværet
- Bruk partssamarbeidet – se på dette som et verktøy
- Involver de ansatte tidlig i prosesser
- Sørg for gode prosedyrer og rutiner
- Følg opp med god internkontroll
- Finn de gode støttespillerne og benytt deg av dem
- Prøv IA-webinar fra NAV Arbeidslivssenter
Om Fjord1
- Fjord1 ASA er det største ferjeselskapet i Norge.
- Selskapet har over 1100 ansatte
- De hadde i 2016 en omsetning på 2,38 mrd. kroner.