Halverte sykefraværet med nyttige møter

Hos entreprenørselskapet HENT AS er sykefraværet lavt. Gjennomsnittet var på 3,3 prosent i fjor. Men hos fagarbeiderne, altså de som er fysisk ute og bygger byggene, var historien en annen. Der hadde sykefraværet klatret opp til nesten 8 prosent. 

Personalkonsulent Kristian Kålås mener mye handler om trivsel. Og med trivsel i tankene satte de sammen et nærværsprosjekt med fokus på hva som får folk til å ville komme på jobb.

Lite kommunikasjon

– Hvis du ikke har lyst til å gå på jobb når du våkner om mårran, er terskelen for å bli hjemme mye lavere, sier Kålås.

Fagarbeiderne hos HENT hadde tidligere svart i interne undersøkelser at det var for dårlig informasjon og kommunikasjon med ledelsen. Et byggeprosjekt er i stadig endring.

– Og det kan føles som en del krav blir tredd nedover øra på deg hvis du ikke vet hvorfor de kommer. For eksempel hvorfor folk plutselig blir flyttet over til et annet prosjekt, sier Kålås.

Som de fleste store bedrifter har også HENT startet i det små. Mens bedriften vokste seg stor, ble også avstanden mellom ledere og fagarbeidere større. Halvard Overland er tømrer og bas, altså fagarbeidernes nærmeste leder på byggeplassen. Han husker en tid hvor alle kjente alle: 

– Men nå er det ofte slik at du jobber med kollegaer og ledere du aldri har truffet før, forteller han.

En å prate med

Ettersom fagarbeiderne ønsket seg mer informasjon, ble planen å sette av en halvtime hver fredag før lunsj til informasjonsmøter. Ett byggeprosjekt med rundt 20 fagarbeidere ble valgt ut til å teste om dette kunne snu det høye fraværet. Nærværsprosjektet skulle vare i ett år.

Helsesøster Elin Reitan jobber i bedriftshelsetjenesten AktiMed Norge AS. Hun har hatt et tett samarbeid med HENT AS de siste fem årene og var en viktig bidragsyter i nærværsprosjektet.

Hvis du ikke har lyst til å gå på jobb når du våkner om mårran, er terskelen for å bli hjemme mye lavere.

^{Kristian Kålås, personalkonsulent.}

Det aller første de gjorde var å intervjue de fagarbeiderne og lederne som skulle delta. Blant annet for å finne ut akkurat hva fagarbeiderne trengte mer informasjon om og legge opp møtene etter det. Fagarbeiderne kom også med innspill underveis i nærværsprosjektet om hva de ville at de neste møtene skulle inneholde.

– Det var fint i begynnelsen å ha møter hver uke, men etter hvert så vi at det holdt med annenhver fredag, sier Reitan.

På møtene holdt lederne, fra prosjektleder til toppleder, innlegg om byggeprosjektets fremgang og planer. Personalavdelingen holdt flere innlegg, og helsesøster Reitan fortalte om helsefremmende tiltak som løfteteknikk og holdninger. Etter møtene var det alltid felles lunsj slik at alle kunne bli bedre kjent på tvers av fagområder.

Reitan var også til stede etter møtene. Hun forteller at flere ville prate med henne på tomannshånd om plager de ikke villa ta opp med kollegaene.

• Les også: Derfor tør de ansatte å si fra

– Det var kanskje noe av det viktigste her, mener bas Overland. 

– At de fikk en utenfra å prate med. For det er nok mange som ikke vil syte til gutta på brakka.

Basen legger til at det også ble lettere for ham og de andre lederne å følge opp de som hadde vært sykemeldt eller hatt plager når alle møttes hver fredag. Kanskje bare med et enkelt spørsmål om hvordan det går. Han mener dette også gjorde mye med trivselen.

Bruke for å spare

Men det koster penger å ta alle ut av produksjon en halvtime hver uke. Allikevel ønsket alle nærværsprosjektet velkommen.

– Vi fagarbeiderne syntes det var på tide at det ble tatt grep, sier Overland.

Og de som styrer byggeprosjektets økonomi, ble raskt overbevist når personalkonsulent Kålås la frem tallene på hvor mye de regnet med å tjene på å kutte ned sykefraværet. I tillegg fikk de noen prosjektmidler i støtte fra NAV.

Nærværsprosjektet ble en suksess på flere måter. Fraværet stupte ned til under fire prosent hos de fagarbeiderne som var en del av det aktuelle prosjektet. Altså en halvering fra tidligere. Og i evalueringen av nærværsprosjektet svarer fagarbeiderne blant annet at det føles trygt å kjenne ledelsen og at det er lettere å gjøre jobben når en vet hva som er planen. En av de ansatte skriver at det alltid blir bedre trivsel når en er nærmere ledelsen.

Nå er det over et år siden nærværsprosjektet var over og personalkonsulent Kålås har inntrykk av at fraværet har holdt seg lavt hos de fagarbeiderne som var med. HENT har nå satt i gang fredagsmøter på flere av prosjektene sine. Men personalkonsulenten stopper ikke her:

– Vi trenger ikke gjøre det like omfattende hver gang. Men det beste hadde vært å få med noe av det som fungerte inn i den faste malen for alle byggeprosjekter hos oss.

Idebanken har tidligere skrevet om en annen virksomhet som har fått god nytte av en annen type fredagsmøter:

• Les mer: Fredagsmøter gir lavt sykefravær

En liten del

Det er som oftest ikke slik at ett enkelt prosjekt er hele løsningen på et høyt sykefravær. De som klarer å snu ting rundt, er gjerne gode på flere plan. Slik er det også med HENT AS. Idebanken har tidligere besøkt dem for å prate om seniorpolitikk:

• Les mer: Mye å tjene på god seniorpolitikk

Og på nettsidene til bedriften står det at de har et mål om å være bransjeledende på HMS (helse, miljø og sikkerhet). Blant annet har de systematisk og tett oppfølging av sykemeldte. Med en gang det kommer inn en sykemelding blir den sykemeldte oppringt.

– Ikke for å mase, men for å se om det er noe vi kan bidra med av tilrettelegging eller tiltak, sier personalkonsulent Kålås.

Dette har de gjort for å få opp nærværet:

• Nærværsprosjektet ble forankret hele veien fra toppledelsen og ned før det startet slik at alle var med på lasset.
• Intervju med de ansatte i forkant for å finne ut konkret hva de trengte mer informasjon om fra ledelsen.
• Faste fredagsmøter med nyttig informasjon.
• Felles lunsj slik at alle ble litt bedre kjent med kollegaer i alle ledd.
• Representant fra bedrifthelsetjenesten på plass som ble en utenforstående det var trygt å prate med om plager.
• Rask oppfølging med konkrete tiltak når noen fortalte om plager.
• Helhetlig god sykefraværsoppfølging med fokus på trivsel.