Gjennomføring av dialogkonferanse

Typiske tema på en dialogkonfe­ranse kan være utfordringer ved arbeidsmiljøet, utviklingsarbeid eller organisasjonsendringer. Konferansen kan vare fra en halv til to dager og bygger på en tilrettelagt læringsprosess med utstrakt bruk av gruppearbeid. Gjennom dialogkonferansen skapes betingelser for et like­verdig samarbeid mellom del­takere som i utgangspunktet har ulike maktposisjoner. Alle ansatte, uansett plass i organisasjonen, skal gis muligheter til aktiv del­takelse gjennom hele prosessen. Dette gjelder ikke minst muligheten til å legge fram sitt syn muntlig og skriftlig.

Gjennomføring av dialogkonferanse

Dialogkonferanser består av sesjoner som behandler de temaene som er valgt. Hver sesjon gjennomføres i tre faser:

• En tilrettelegger gir korte instruksjoner i plenum om hvilket tema som skal diskuteres, hvilke grupper som er satt sammen og spilleregler for arbeidet i gruppene.
• Alle gruppene arbeider med samme tema i hver sesjon, men kan arbeide på ulike måter. «Strukturert kartlegging» er eksempel på en arbeidsmåte som er godt egnet for dette formålet. Resultatet av arbeidet i gruppene skal dokumenteres med tanke på presentasjon i plenum.
• Gruppene velger selv rapportører som presenterer gruppearbeidet i plenum. Presentasjonen skal være meget kort (to–tre minutter), og den understøttes av lysark eller flippover ark. Det legges ikke opp til spørsmål eller diskusjon i tilknytning til framleggene, bortsett fra nødvendig tillegg fra egen gruppe om åpenbare feil og mangler.

Denne strukturen gjør det mulig for konferansedeltagerne å bruke mesteparten av tiden i grupper, uten at det går ut over den interne sammenhengen i konferansen. Det er gruppenes arbeid som er sentralt, men en bør starte i plenum og trekke noen konklu­sjoner ved avslutningen. Konfe­ransen ledes av en erfaren prosesskonsulent, men det er også viktig at interne ressurs­personer deltar. Konferansen må være forankret hos toppledelse/prosjekteier, og det må lages en sluttrapport med konklusjoner og forslag til handlingsplan.

Styrker og svakheter ved dialogkonferansen

En dialogkonferanse gir mulig­heter for samtaler som kan bryte gjennom barrierer og «usynlige» grenser som finnes i alle sosiale sammenhenger. Disse skapes gjennom ulike posisjoner, makt­forhold, interessemotsetninger, kulturforskjeller og språkbruk. Konferansen kan derfor åpne for innsyn og forståelse hos deltakerne, og dermed gi et bedre grunnlag for viktige veivalg og beslutninger.

Dialogkonferansen krever en del forarbeid og tidsressurser, og det kan i utgangspunktet være vanskelig å avveie ressursbruk og forventet utbytte.

Konferansen bør ikke vare for lenge. Da kan det bli vanskelig å holde trykk og motivasjon oppe. En dialogkonferanse er ikke egnet dersom det foreligger alvorlige personkonflikter mellom deltakere.

Anbefalinger

I dialogkonferanser utvikles det ofte et sterkt engasjement og entusiasme når det kommer fram gode ideer og løsningsforslag. Oppfølgingen etter konferansen er derfor svært viktig for at det ikke skal bli en nedtur for dem som har deltatt. Det hviler et stort ansvar på ledelsen og tilretteleggere til å følge opp. I større virksomheter og i omfattende prosesser kan det være riktig å begynne med en startkonferanse der representanter for hele virksomheten deltar, for deretter å følge opp med konferanser for enkelte avdelinger eller berørte enheter.

Mer lesestoff om dialogkonferanser

• Dialogkonferanse er opprinnelig utviklet og anvendt som verktøy innen organi­ sasjonsutvikling i regi av Arbeids­forskningsinstituttet (AFI), Ref. Arne Ebeltoft: Dialogkonferanser. Rapport nr. 1, 1991. Arbeids­forskningsinstituttet.
• Bjørn Hauge og Annett Arntzen: Fra monolog til dialog, i Hans A. Hauge og Maurice Mittelmark: Helsefremmende arbeid i en brytningstid. Fagbokforlaget, 2003, Bergen