Hopp til innhold
Søkeord
Hold Ctrl-tasten nede (Cmd-tasten på Mac).
Trykk på + for å forstørre eller - for å forminske.

Da landbrukskontorene i Våler og Åsnes ble slått sammen til ett kontor, måtte de ansatte se det positive i hverandre. – Vi skulle knipe noen i å gjøre noe bra, forteller tillitsvalgt Gunn Aanstad.

Etter flere år med debatt og politisk tautrekking ble det i 2013 vedtatt at landbrukskontorene i Våler kommune og Åsnes kommune skulle slåes sammen til et felles kontor.

– Hvor skal vi være, hvem skal gjøre hva, og hvordan blir dette nå?

Mange spørsmål var ubesvarte, og frustrasjonen blant de ansatte var stor, forteller Gunn Aanstad tillitsvalgt i Naturviterne.

Måtte bygge tillit på flere nivåer

– Da vi startet var det mye tillit innad i kontorene, men lite mellom dem. Derfor var det viktig at vi fikk på plass en ny leder, som kom utenfra, og ikke var knyttet til ett av kontorene, mener hun.  

Med bakgrunn fra privat næringsliv ble Anne Kristine Rossebø ansatt som leder for det nye felleskontoret. Hun fikk ansvaret for sammenslåingsprosessen.

– Jeg sa til medlemmene mine at hvis vi skal få til dette, må vi støtte Anne Kristine, sier Gunn.

Anne Kristine startet med å bli kjent med både de ansatte og hvordan de jobbet. Hun oppdaget raskt at de to kontorene hadde ulike arbeidskulturer, og holdninger til hverandre.

– Vi måtte bygge tillit i organisasjonene, til hverandre, til meg som leder, men også til den nye organisasjonen, sier Anne Kristine.

Våler og Åsnes - Foto - Eivind Kaasin - 04
– Når en går inn i en sammenslåingsprosess er det viktig at en skjønner omfanget, er godt forberedt og ikke minst tålmodig. For ting tar tid, mener Anne Kristine Rossebø.

Fant plussfaktorene hos hverandre

En ekstern rådgiver kom på banen og hjalp de på vei. Hvert enkelt kontor fikk i oppdrag å finne ut hva det andre kontoret var gode på, og hva deres kontor kunne tilføre det nye kontoret. Så møttes de i fellesskap for å oppsummere og finne veien videre.

– Vi måtte finne plussfaktorene hos hverandre. Det var nyttig, for da måtte vi løfte blikket litt vekk fra oss selv. Det ga alle et løft, forteller Anne Kristine.

– Gode rutiner og opplegg fra begge steder tok vi videre, og det som ikke var fullt så bra har vi videreutviklet og forbedret.

– Vi ble konkrete gjennom verktøyene.

Gunn Aanstad, tillitsvalgt. 

Meislet ut mål i fellesskap  

Målet med prosessen var å komme frem til et felles måldokument. Etter en to dagers samling med alle ansatte kom de frem til fire hovedområder: Kundefokus, kvalitet, kompetanse og kroner. Under hvert område fulgte en rekke konkrete tiltak de skulle gjennomføre.

– Det var helt avgjørende at alle de ansatte var med og laget måldokumentet, slik at alle kunne få et eierskap til det, mener Anne Kristine som la stort vekt dokumentet skulle være kortfattet, og enkelt å følge opp.

Våler og Åsnes - Foto - Eivind Kaasin - 03
– Vi har jobbet mye med arbeidsmiljøet, men det var absolutt nødvendig, mener tillitsvalgt Gunn Aanstad.

Inngikk IA-avtale og fikk oppfølging

På vårparten 2014 flyttet de endelig inn på felles kontor i kommunehuset i Våler. Da bestemte Anne Kristine seg for å inngå en egen IA-avtale for selve landbrukskontoret. Gjennom avtalen fikk hun oppfølging fra NAV Arbeidslivssenteret og hjelp til å etablere en god arbeidskultur i den nye organisasjonen. Medarbeiderundersøkelsene viste at det var mye å hente på arbeidsmiljøet.

Ble bevisste på hvordan de omtalte hverandre

Sammen med Arbeidslivssenteret gjennomførte de flere samlinger og øvelser med de ansatte. På én av samlingene fikk de ansatte presentert en formel for hvor mange mulige relasjoner det fantes på kontoret. Med 14 ansatte viste det seg å være 91 mulige relasjoner.

– Hvis alle sier noe negativt om hverandre, så blir det mange negative relasjoner. Men hvis vi framsnakker hverandre blir det tilsvarende 91 positive relasjoner, påpeker Anne Kristine.

– For oss ble det et tydelig bilde på at vi ikke må snakke ned kontoret, hverandre, eller lederen. Heller tvert i mot.

– Og da var det en som kom på ideen å knipe noen i å gjøre noe bra, skyter Gunn inn. For det å påpeke at noen gjør en feil, det er ikke så vanskelig. 

Våler og Åsnes - Foto - Eivind Kaasin - 06
– De ansatte og Anne Kristine har vært veldig engasjerte, og gått inn i dette med liv og lyst, forteller IA-rådgiver Wenche Smeby fra NAV Arbeidslivssenter. Hun har hjulpet til i prosessen med å styrke arbeidsmiljøet på kontoret.

Ble konkrete gjennom verktøyene

Videre tok de i bruk et dialogspill fra Idébanken. Spillet fungerte som en uformell, men strukturert metode for å forbedre arbeidsmiljøet.

– Kortene fikk oss til å snakke om styrker og utfordringer på en god måte. Det ble litt mindre farlig å si i fra. Vi ble konkrete gjennom verktøyene, forteller Gunn.

Gjennom spillet kom de ansatte frem til tre arbeidsmiljøpunkt som de skulle jobbe videre med.

  • Vi gjør en felles innsats for å skape trivsel på arbeidsplassen.
  • Vi anerkjenner hverandres arbeid.  
  • Vi har et felles ansvar for å løse arbeidsoppgaver i hverdagen.

– Alle var enstemmig. Dette var noe vi ville jobbe med, sier Anne Kristine.

Sammen fant de ut av hvordan og hva de kunne gjøre.

– Vi kom frem til at det handler om å se hverandre, informere hverandre, gi konstruktive og gode tilbakemeldinger og ikke minst møte hverandre på en positiv måte. Dette måtte vi også finne arenaer for, forteller Anne Kristine.

– Mye er banalt. Men det kan være lett å glemme slike ting, og komme inn i på et annet spor. Derfor må vi holde fokus på det, mener Gunn.

– Vi skal bygge en kultur sammen, og da må alle være med å bidra.

Anne Kristine Rossebø, daglig leder 

Forplikter seg til å gjøre en innsats

Utover høsten og vinteren har de fortsatt å jobbe med arbeidsmiljøet. Nå har alle de ansatte forpliktet seg til å gjøre en innsats for arbeidsmiljøet, svart på hvitt.

– Alle ansatte har gått gjennom lista og forpliktet seg skriftlig på områder hvor de kan gjøre en ekstra innsats for arbeidsmiljøet, forteller Anne Kristine.

– For ingen kan sitte og vente på at lederen skal trykke på en knapp, og tro at arbeidsmiljøet blir bra. Vi skal bygge en kultur sammen, og da må alle være med å bidra.

Våler og Åsnes - Foto - Eivind Kaasin - 02
– Jeg får motivasjon av motiverte medarbeidere, og at vi får til ting. Det skaper en lagfølelse, mener Anne Kristine. Sammen med tillitsvalgt Gunn Aanstad har de stått sammen for å styrke det nye kontoret.

Holder oppmerksomheten oppe

Nå er arbeidsmiljøet jevnlig oppe som tema i kontormøter. I tillegg har de fire samlinger i året med samme tema. Etter en samling starter de øyeblikkelig forberedelse til neste, og de sørger alltid for å ha gode referater.

– Det handler om å holde fokus, for dette blir ikke gjort på ett år, påpeker Anne Kristine.

Hun mener arbeidsmiljø og det å prestere på jobb henger tett sammen. 

– Jeg tror ikke noen yter bra hvis du har det dårlig på jobben. Derfor er fokus på arbeidsmiljø viktig.

– Trivsel er helt avgjørende for både effektivitet og helse, supplerer Gunn.

Underveis i prosessen har lederen Anne Kristine vært veldig bevisst på å trekke frem måldokumentet, og gjøre opp status på hvor langt de er kommet.

– Når jeg ser på dokumentet nå, så ser jeg at vi faktisk har nådd mange av måla vi satt oss, allerede. 

Noen tips og råd i sammenslåingsprosesser

 

  • Tydelig, ærlig og dekkende kommunikasjon til riktig tid.
  • Sørg for god informasjonsflyt mellom alle parter.
  • Søk om ekstern hjelp, f. eks fra NAV Arbeidslivssenter.
  • Bli kjent med hverandre og finn plussfaktorene: hva er de andre gode på og hva kan vår enhet tilføre det nye?
  • Involver alle i arbeidet med planer og måldokument for den nye enheten.
  • Framsnakk hverandre.        
  • Bruk Idébankens dialogspill for å komme i dialog om arbeidsmiljøet.
  • Lag dere noen regler eller retningslinjer for hvordan dere ønsker at arbeidsmiljøet skal være hos dere.
  • Fortsett å jobbe aktivt med arbeidsmiljøet, også etter sammenslåingen. Ikke gjør det til en engangshendelse, men et kontinuerlig arbeid.
  • Vær nøye på å dokumenter og føre referat fra alle møter.
  • Vær tålmodig. Sammenslåingsprosesser tar tid. 

Les mer

idebanken

Tips som forenkler sammenslåingen

En sammenslåingsprosess er en stor lederutfordring. Dette kloke grepet kan forenkle prosessen og forbedre utfallet når to eller flere grupper skal slås sammen.

idebanken

Slik kan dere forbedre trivselen

Et dialogspill egner seg til å få i gang en dialog om arbeidsmiljø og trivsel. Spillet fungerer som en uformell, men strukturert metode for å jobbe med å forbedre arbeidsmiljøet.