Tre konkrete grep halverte sykefraværet

Historisk sett har det vært et høyt sykefravær på Brødrene Dahls hovedlager på Langhus - rundt 10 prosent i snitt. I løpet av de siste tre årene er sykefraværet nærmest halvert, til 5,5 prosent i 2011. Ved siden av å fokusere på og prioritere sykefraværsarbeidet er det foretatt tre konkrete grep.

Personalstyringsverktøy gir full kontroll

– Vi hadde rett og slett ikke god nok oversikt over sykefraværet før, sier personalkonsulent Lisbeth Eng. – Første grep var å innføre et personalstyringsverktøy som ga oss full kontroll over sykefraværet og oppfølgingen av sykemeldte. Både personalansvarlige og nærmeste leder har tilgang til systemet. Svikt i sykefraværsrutinene følges alltid opp med et møte med HMS-leder. 

– Oversikten gir et godt bilde av situasjonen og hvem det må tilrettelegges for, men det er ikke tallene i seg selv som er det mest interessante. Vi har fokus på mennesket, årsaken til sykefraværet og tilrettelegging, understreker Eng.

Kulturendring  

Brødrene Dahl har jobbet målrettet med å endre kulturen. De har gått fra en lukket holdning der sykefraværsårsaken var en privatsak og en hemmelighet, til en åpen kultur.

– Selv psykiske problemer er det stor takhøyde for her på huset, sier Pedersen.

Og legger til at alle vet at bedriften hjelper til med å skaffe psykologhjelp raskt hvis det er ønskelig. De ansatte vet at man ikke blir uglesett om man blir syk, derfor er det helt naturlig med åpenhet rundt sykdom og årsak. Åpenhet er en forutsetning for at vi skal fange opp utfordringene og tilrettelegge riktig for den sykemeldte. Som en del av holdningsendringen har vi vært nøye med å kommunisere og forankre hos de ansatte hva sykefraværsoppfølging innebærer. Slik forstår alle hensikten både for den enkelte og for virksomheten, og mye frykt og skepsis forsvinner.

Nærmeste leder følger opp

Det tredje grepet var å flytte ansvaret for den sykemeldte ned til nærmeste leder. Antakelsen er at den nærmeste leder kjenner den ansatte og den ansattes situasjon best, og dermed best egnet til å følge opp og avdekke tilretteleggingsbehov. I tyngre saker vet alle ledere at det er kort vei opp til personalkontoret, eller til støtte fra hovedkontoret. Alle ledere får kompetanseheving gjennom kurs i sykefraværsoppfølging fra NAV og andre aktører.

 – Er det overhodet ikke vilje til dialog, blir saken en personalsak som også løftes opp til personalavdelingen, sier Eng.

Ugyldig fravær

– Generelt sett tror jeg også det å forholde seg til nærmeste leder vil heve terskelen for ugyldig sykefravær, men det går lenge mellom de tilfellene hos Brødrene Dahl, sier Pedersen.

– Vi strekker oss langt for å tilrettelegge for de sykemeldte, men samtidig er vi strikse på sykefravær som virker mistenkelig. Vi har stor tillit til våre ansatte, men i spesielle tilfeller kan vi med den ansattes godkjenning ta kontakt med legen for å få et klarest mulig bilde av situasjonen. 

– At vi først og fremst har en trygg og åpen kultur der alle vet at man kan melde i fra, og at man blir tilbudt hjelp, er den vesentlige årsaken til vår forbedring. Klarer man å skape trivsel og et godt arbeidsmiljø, blir lavere sykefravær en positiv bieffekt av dette, avslutter Pedersen.