Slik får du en god omstilling

Det er viktig å ta hensyn til arbeidsmiljøet når man skal omorganisere. For å ta vare på trivselen til de ansatte bør man jobbe godt i forkant. Du må tenke på arbeidsmiljøet både før, under og etter en omstillingsprosess. God kommunikasjon, involvering av de ansatte og både sosial og faglig støtte kan gjøre de negative effektene av en omstilling mindre. Det skriver det danske forskningssenteret Videncenter for Arbejdsmiljø.

Kommunikasjon

Flere forskere har pekt på hvor viktig det er med god kommunikasjon i en omstillingsprosess. Med god kommunikasjon mener vi både det å kunne gi god informasjon, men også at det er en dialog mellom ledelsen og de ansatte.

God informasjon fra ledelsen er viktig. Usikkerheten blir mindre når alle ansatte forstår hva som skjer og hvorfor. Men det holder ikke at ledelsen bare kommer med nødvendig informasjon. Medarbeidere må også ha mulighet til å komme med spørsmål eller forslag, og dermed få mulighet til å påvirke prosessen. Kommunikasjonen bør med andre ord gå begge veier.

God kommunikasjon handler om å involvere ansatte på alle nivåer i virksomheten.

Pass på at medarbeideres synspunkter og interesser blir hørt og tatt i betraktning. God kommunikasjon handler om å involvere ansatte på alle nivåer i virksomheten. Slik får man mindre usikkerhet i en omstillingsprosess og medarbeidere vil få mer eierskap til prosessen.

Involvering

God kommunikasjon går hånd i hånd med involvering av de ansatte. Forskning viser at tidlig involvering av medarbeidere i forandringsprosessen er viktig for å ta vare på de ansattes helse. Hvilken forandring man skal igjennom vil avgjøre hvordan og i hvilken grad man kan involvere de ansatte. Det er allikevel viktig å tilrettelegge så mye som mulig for at:

• Medarbeidere og mellomledere har mulighet til å påvirke hvordan forandringene blir gjennomført.
• Medarbeidere og mellomledere har mulighet til å bidra med idéer til hvordan virksomheten skal se ut etter endringene.

Begge dele er viktig for å sikre medarbeidernes trivsel og eierskap til forandringen. Det er også en god måte å bruke kunnskapen medarbeidere og mellomledere har om hvordan bedriften fungerer der de er.

Sosial støtte

Ved større forandringer kan ansatte på alle nivåer i virksomheten få behov for støtte. Det gjelder både sosial støtte og støtte til å få mer eller ny kompetanse.

Gi medarbeidere mulighet til å snakke åpent om endringene.

God sosial støtte kan hjelpe de ansatte med å håndtere organisatoriske forandringer. Manglende sosial støtte kan påvirke både trivsel og sykefraværet. Kollegaer, ledelsen og organisasjonen som helhet er kilder til sosial støtte. Forskere foreslår derfor at ledelsen fokuserer på å styrke den sosiale støtten under en omorganisering. Måter å gjøre dette på kan for eksempel være å gi medarbeidere mulighet til å snakke åpent om endringene. Gi rom for å diskutere i mindre grupper med kollegaer og ledere. Men ha også fora for å diskutere i virksomheten som helhet, for eksempel på fellesmøter.

Kompetanseutvikling

Noen medarbeidere kan ha behov for støtte til å utvikle deres egen kompetanse for å kunne utføre jobben i den ”nye” virksomheten. Det gjelder for eksempel hvis overgangen til nye oppgaver oppfattes som vanskelig. Eventuelt når arbeidsgruppens ansvar endres og ansatte skal samarbeide på nye måter og med andre kollegaer. Ledere kan også ha behov for nye kvalifikasjoner og ressurser. Både for å håndtere omstillingsprosessen og til å jobbe som ledere i en ”ny” virksomhet.