Hopp til innhold
Søkeord
Hold Ctrl-tasten nede (Cmd-tasten på Mac).
Trykk på + for å forstørre eller - for å forminske.

Med hjelp av et fargeskjema har ledere og kolleger i Næstved kommune i Danmark fått en god dialog om stress og arbeidspress. Nå vet de mer om hverandres stressignaler og hvordan de kan hjelpe hverandre.

Noen dropper å ta pause, andre glemmer nesten å puste. Det var noen av stressreaksjonene som kom frem da medarbeiderne ved Team Center for Miljø og Natur i Næstved kommune i Danmark satte av en hel dag til å fokusere på stress.

Bakgrunnen for dagen var en intern undersøkelse hvor mange hadde svart at de opplevde høyt arbeidspress.

For å kartlegge stress hos hver enkelt brukte de et belastningsskjema som kommunens HR-avdeling har laget. Skjemaet kalles Personlig intensitetsskala og deler inn stress i fem grader med hver sin farge. Rødt betyr meget stressbelastet og oransje er å kjede seg.

Oppvarming med en fortrolig samtale

Teamkoordinator Dorte Brinck Lillelund forteller hva som var målet med dagen: 

– Vi skulle bli bedre til å se og kjenne faresignalene hos oss selv og kollegaene. For å bli bedre til å hjelpe og passe på hverandre.

Etter gjennomgang av fargeskjemaet ble to og to sendt ut på en såkalt walk and talk.

– For å skape trygghet og basis for en fortrolig samtale hadde ledelsen på forhånd valgt hvem som skulle gå sammen, sier teamkoordinator Lillund.

– Det var viktig at de to personene hadde en god relasjon.

Ansatt Pia Jeppesen synes samtalen var nyttig:

– Selv om vi kjenner hverandre godt, gjorde walk and talk samtalen om stress lettere. Samtalen går lett. Litt som når man kjører bil og prater.

– Stress må ikke bli et individuelt problem.

Dorthe Brinck Lillelund, teamkoordinator
 

Å kjenne hverandres signaler

På turen pratet kollegaene om hvor ofte de hadde vært på de forskjellige stressbelastningstrinnene de siste tre månedene og hvordan de reagerte når de var der. Noen sa for eksempel: ”Jeg freser når jeg er på gult trinn,” andre sa: ”Når jeg er på gult trinn, stenger jeg meg inne.” I tillegg skulle de prate om hva de ønsker at andre skal gjøre for dem hvis de ser tegn til belastning hos dem. 

Tilbake fra turen møttes alle for å dele de viktigste tingene fra samtalene. En teamkoordinator var prosessleder og skulle bidra til at alle fikk eierskap til prosess og løsninger. Alle måtte delta og ingen fikk la være å si noe. 

Lillelund utdyper:

– Man kan velge hvor privat man vil være, men ikke unnlate å delta. Hvis kollegaene ikke forstår hverandres reaksjoner, har de ingen verktøy for å hjelpe hvis en kollega kommer i faresonen.

De ble enige om at det alltid skal være lov å spørre direkte hvis man lurer på om en kollega har for mye å gjøre.

– Man kan for eksempel åpne døren og spørre: ”Jeg har lagt merke til at du har litt mye nå. Er det noe jeg kan gjøre?” sier Dorthe Brinck Lillelund. Eller som Pia Jeppesen sier: ”Du virker litt stresset. Bli med og ta en kopp kaffe.”

Lillelund og Jeppesen er enige om at det kan bety mye at noen viser interesse når man er under press.

Lillelund legger til at det må respekteres hvis kollegaen svarer at han eller hun bare trenger litt tid. Men at de skal være oppmerksomme på hverandre. Og teamlederen skal alltid være klar til å hjelpe en stresset medarbeider med å prioritere oppgavene.

Det er alltid greit å trekke fargekortet

– Stressdagen har gjort oss mer oppmerksomme på hverandre, og vi fanger opp flere signaler nå, sier Pia Jeppesen. Alle vet om de fem fargene på belastningsskjemaet og man kan alltid henvise til fargeskjemaet hvis man nærmer seg rød sone.

– Det er fint at vi kan bruke fargeskjemaet aktivt i hverdagen og på møter. Et rødt kort sender et klart signal som man vet at folk reagerer på, sier Jeppesen.

– Stressforebygging er en vedvarende oppgave

Dorthe Brinck Lillelund, teamkoordinator

På stressamlingen sa ledelsen tydelig ifra at det ikke skal være skamfullt å si at man føler seg presset. Omsorg for hverandre er viktig. Dorthe Brinck Lillelund utdyper:

– Stress må ikke bli et individuelt problem. Det er et felles ansvar å hjelpe til med å unngå stress. For det går ut over alle hvis vi må klare oss uten en kollega på grunn av stress. Det er både en menneskelig kostnad for den enkelte og en kostnad i form av flere oppgaver til de andre.

Belastningsskjemaets farger brukes nå på møter etter behov. Det kan åpne for en samtale om hvorvidt det skal endres i oppgavefordelingen.

En vedvarende prosess å forebygge stress

Etter stressdagen har de fortsatt prosessen med å forebygge stress.

Senterets neste skritt er å jobbe med felles prioritering av oppgaver. Ingen skal føle seg alene med oppgavene så det skal gjøres tydelig hva teamet skal oppnå, og at teamet sammen er ansvarlige for å fullføre oppgavene.

Som Dorthe Brinck Lillelund avslutter med å si:

– Å prate om stress er et skritt på veien mot mer fokus. Stressforebygging er en vedvarende oppgave for det finnes ikke ett fasitsvar på dette.


Artikkelen er gjengitt med tillatelse fra artikkelforfatteren og Videncenter for Arbejdsmiljø i Danmark og ble først publisert på deres nettsider. 

Slik bruker du fargeskjemaet


Forberedelse til møte: 
  • Kall inn til et to timers møte. Forklar hva som er temaet for møtet. 
  • Sett deg inn i fargeskjemaet og les deg litt opp på teamet stress.  
  • Del gruppen i to og to. 
Selve møtet:
  • Vis fargeskjemaet på storskjem. Forklar skjemaet og sørg for at alle blir kjent med hva hver enkelt sone innebærer. 
  • Del gruppen inn i to og to som skal gå en tur sammen (walk and talk) Ledelsen velger hvem som skal gå sammen. NB: Det er viktig at det er en god relasjon mellom de som skal gå sammen.  
  • Tema for samtalen/turen: Hvor ofte har du vært i de ulike sonene de siste tre månedene, og hvordan reagerte du? Hva utløser stress for deg? Bruk 20 minutter på dette.
  • Samle gruppen og del erfaringene fra turen. Alle må bidra og dele noen av sine erfaringer.
    • NB: Skriv ned erfaringene i skjemaet under eksempler på følelser. Skriv direkte inn i hver sone i dokumentet. 
  • Still følgende spørsmål: Hva ønsker du at andre skal gjøre dersom de ser tegn til stress hos deg? Bli enig om både hva medarbeidere kan gjøre og hva leder kan gjøre i de ulike sonene. Sett også opp noen tiltak som du selv kan gjøre.  
    • NB: Skriv ned tiltakene inn i de ulike sonene i fargeskjemaet. 
  • Gjør ferdig dokumentet og send ut / del ut til alle ansatte. 

Oppfølging / bruk av skjemaet i hverdagen:

  • Ta opp og bruk skjemaet i senere kontor- / personalmøter. Drøft situasjonen hos dere nå. Skriv gjerne ut fargekortene og laminer disse. Kortene kan brukes i møtet. Ved en runde rundt bordet skal den som har ordet trekke det kortet som beskriver sin situasjon, og forteller hvordan det oppleves. Drøft hvordan dere kan hjelpe hverandre. 
  • Som leder kan du bruke skjemaet i vanskelige samtaler med de ansatte. 
  • Bruk de ulike sonene aktivt i hverdagen når dere snakker om stress. 

> LAST NED FARGESKJEMAET HER 

> LAST NED FARGEKORT HER



Om fargeskjemaet

  • Fargeskjemaet har fem trinn.
  • Rød og gul signaliserer høy belastning.
  • Rød er overbelastning. Et av de psykiske symptomene er mangel på overblikk.
  • Gul er ekstremt travel. Hodepine kan være et fysisk symptom på dette.
  • Mørkegrønn ligger i midten og signaliserer travelhet med bare akkurat nok tid til de daglige oppgavene.
  • Lysegrønn og oransje signaliserer lavere belastning.
  • Lysegrønn betyr balanse og overskudd til nye oppgaver mens oransje signaliserer for mye tid og for få oppgaver.

Les mer

idebanken

En app mot sykefravær

Danske bedrifter kan nå kjøpe en app med psykologoppfølging. Dette skal få ned sykefraværet. God idé, synes norsk forsker.