Ellen ryddet opp

Ellen Holt Strand, i dag 30 år, tenker tilbake på en krevende tid. Sykepleieren ble i 2015 ansatt som avdelingssykepleier i Bærum kommune. Hun skulle lede en stab med helsearbeidere som utførte 26 årsverk i hjemmebasert omsorg. 

Måtte bryte mønstre

Strand forteller:

– Vi måtte bryte en del uheldige mønstre. Arbeidsmiljøet var preget av mangel på tydelig ledelse, stadig lederskifte og lite faglighet. Det var behov for struktur, bedring av arbeidsmiljøet og rolleavklaring.

På en annen avdeling fungerte ting mye bedre. Her var bemanningen høy og trivselen god. Men samtidig drev de for kostbart fordi det var for mange ansatte i forhold Bærum kommunes norm for bemanning. Strammere styring måtte til, noe som utfordret personalgruppen.

– Jeg visste at omorganiseringen ville bli krevende, men ikke at det skulle bli så utfordrende som den ble.

^{Ellen Holt Strand,} 

To skulle bli én

Den ene avdelingen trengte bedre struktur, tilstedeværelse av en leder og opplevelse av et fellesskap, den andre skulle bli fratatt privilegier. Samtidig skulle de to avdelingene bli til én.

– Jeg visste at omorganiseringen ville bli krevende, men ikke at det skulle bli så utfordrende som den ble. Det var mer enn én gang jeg felte tårer på kontoret til Anne Kari, sier Strand.

Anne Kari Randem (56) er tjenesteleder for Bekkestua distrikt. Hun leder cirka hundre årsverk fordelt på 170 medarbeidere pluss ekstrahjelp. Ellen Holt Strands avdeling hører inn under her.

Trengte hjelp – og fikk det

– Ellen hadde ikke lederutdanning, og skulle samarbeide med ansatte som visste å si fra, at ”slik gjør vi det her” før hun fikk lagt frem sine forslag til nye løsninger. Men jeg så en leder i Ellen, jeg hadde troen på henne. Min jobb var å gi lederstøtte til Ellen, slik at hun kunne stå i prosessen, sier Randem.

Randem og Strand skjønte tidlig at de måtte få til aksept for omstillingen og bevisstgjøring av eget ansvar hos de ansatte, for å bidra til et godt arbeidsmiljø. Til det trengte de hjelp. Bistanden fant de i bedriftshelsetjenesten (BHT) i Bærum kommune.

I fire år har BHT brukt holdningsskapende nærværsarbeid (HN) som del av et tidlig inn-tiltak. Hensikten er å styrke arbeidsmiljø, nærvær og produktivitet. Slik vil de fange opp tjenestesteder med utfordringer i arbeidsmiljøet.

– Rett arbeid er kilde til livskvalitet og helse.

^{Hilde Hovda Midje og Birgit Arnekleiv}

Trenger vilje og utholdenhet

I HN er målet å øke jobbengasjementet, ved å fremme jobbressursene. Det skjer gjennom å styrke rolleklarhet, ledelse, sosial støtte, positive tilbakemeldinger og konstruktiv kritikk, forutsigbarhet og mening.

– Rett arbeid er kilde til livskvalitet og helse. Samtidig kan dårlig HMS-arbeid i krevende prosesser som omstilling forringe kvaliteten på tjenestene og gi høyt sykefravær. Imidlertid oppstår ikke en positiv effekt av seg selv. Ansatte og ledere må ha kunnskap, vilje og utholdenhet til å skape godt arbeidsmiljø.

Det sier spesialrådgiverne Hilde Hovda Midje (43) og Birgit Arnekleiv (49) i bedriftshelsetjenesten i Bærum kommune. 

Skreddersyr samlinger

Konseptet HN i Bærum pågår i opptil ett år. Første trinn er at ansatte fra bedriftshelsetjenesten snakker med lederne i en virksomhet for å presentere seg og målet for bistanden. De skal også få innføring i ledelsens opplevelse av arbeidsmiljøet og behovet for bistand.

Deretter forankres det hos de ansatte i en arbeidsmiljøgruppe med leder, verneombud og tillitsvalgt. I fellesskap lages det en tiltaksplan, og målet for arbeidet blir spisset og tydelig.

I regi av bedriftshelsetjenesten holdes det deretter tre-fire skreddersydde samlinger i opptil én dag med noen ukers mellomrom. Tema er ofte knyttet til hva som virker helsefremmende, kommunikasjon og avklaring av roller. Det holdes faglige innlegg, og det legges opp til refleksjoner individuelt og i grupper knyttet til situasjoner i jobbhverdagen.

Roper på en sterk sjef

Slik gikk BHT også fram da de møtte de to avdelingene i Bekkestua distrikt.

– Kritiske holdninger til lederen, to avdelinger som skulle bli til én – der trivselen var svært ulik og hvor det var motstand mot endring, minnes Hilde Hovda Midje og Birgit Arnekleiv når de ser tilbake på tiden da se satte seg inn i utfordringene i de to avdelingene.

De så også flere kjente tegn på motstand mot endring: ansatte er ikke fornøyde, men likevel ønsker de ikke å endre seg, fordi det er krevende. Samtidig roper de på en dyktig og sterk leder, men slipper ikke denne til når det innebærer endring.   

Personligheter ofte medspillere

Det ble opprettet en arbeidsmiljøgruppe der verneombud, tillitsvalgte, fagutviklingssykepleier og Ellen Holt Strand var medlemmer.

På de første møtene ba BHT ansattrepresentantene om å beskrive arbeidsmiljøet, og hva som kunne bedre og styrke forholdene og forventninger til sin leder Ellen. Dette beskriver BHT som rolleavklaring. Målet var eierskap og ansvarliggjøring 

– Arbeidsmiljøet besto av en rekke sterke personligheter. Disse er viktige, fordi de kan gjøres til gode medspillere, sier Hilde Hovda Midje.

Sammen lagde BHT og arbeidsmiljøgruppa en tiltaksplan, hvor de skulle melde inn ønsker for tema på samlingene. Ett innspill fra de ansatte var å opprette pasientansvarlige grupper, altså faggrupper med minst én sykepleier i hver gruppe. Dette var forslag som lederne ikke hadde tenkt på før. Plutselig var det de ansatte som fikk eierskap til arbeidsoppgavene og organisering.

– Det må settes av tid til å jobbe med problemene. 

^{Hilde Hovda Midje og Birgit Arnekleiv}

Hadde møter uten sjefen

I løpet av andre samling med personalgruppen skjedde det en merkbar endring i motivasjon for prosessen. Gjennom gruppearbeid og individuelle refleksjoner ble fokuset satt på ”Hvem er jeg og hva kan jeg bidra med?”. Hilde Hovda Midje og Birgit Arnekleiv var opptatt av at de ansatte skulle være ærlige og gå i dybden på seg selv når de skulle svare.

Parallelt hadde Strand egne møter med Midje og Arnekleiv for å gjøre opp status på arbeidet og for å diskutere hva som burde vektlegges mer. Strand understreker betydningen av møter uten at hennes leder var til stede. 

Erfaringene i ettertid? Den kan kort oppsummeres slik: Avdelingen økte nylig fra 190 til 280 brukere. Og de ansatte gikk i gang med omorganiseringen med et pågangsmot og humør.

Samme sykefravær som før

– Omstilling er stadig vanligere, og erfaring er kraftfull læring. Det å ha med seg en vellykket omstilling tidligere kan gjøre at man møter nye endringer med mindre skepsis og motstand, sier Birgit Arnekleiv hos BHT.

Gjorde så HN noe med sykefraværet hos de ansatte? Nei! Det har hele tiden ligget på cirka åtte prosent. Til sammenligning har Bærum kommune et måltall på syv prosent for sykefravær.

Randem sier:

– At tallet ikke økte da det stormet som verst, eller at det ikke sank da stemningen ble bedre, kan skyldes at alle ansatte vil brukeren det beste. De vil ikke svikte de som er avhengig av hjemmebasert omsorg, eller gi kollegene økt belastning. Mange av medarbeiderne er hjelpepleiere med flere års erfaring. Jeg har alltid hatt respekt for dem. De har tatt ansvar selv i krevende tider.

Trengte arbeidsro 

Når Ellen Holt Strand tenker tilbake, trekker hun fram at det var nyttig å få ekstern bistand. Både for å styrke sin egen refleksjon, men også for å vise medarbeiderne at dette var noe ledelsen tok på alvor. Arbeidet ble grundigere og mer forankret når det gikk over flere måneder. De tok ansatte ut av daglige oppgaver, spanderte lunsj og jobbet sammen om bedre organisering og styrket arbeidsmiljø 

Bedriftshelsetjenesten i Bærum ønsker at ledere tar kontakt med BHT eller andre som kan bidra til løse problemer før vanskene blir for store.

– Også må det settes av tid til å jobbe med problemene. Det vil utvikle både lederen og styrke arbeidsmiljøet. Det er viktig å se og bygge på det gode i hverandre, og ha som felles mål å styrke arbeidsmiljøet når jobbkravene øker, for eksempel ved omstilling, sier Hilde Hovda Midje og Birgit Arnekleiv.

Håper på doktorgradsprosjekt

Nå ønsker bedriftshelsetjenesten å videreutvikle HN med refleksjonsgrupper for ledere, utvide bistandsperioden og innlemme job crafting som individuell øvelse, og styrke evalueringen. Planen er å forske på HN gjennom et doktorgradsprosjekt i 2018.